Методическая разработка «Делопроизводство в доу»
|
|
 Скачать 423.81 Kb.
|
|
Методическая разработка «Делопроизводство в ДОУ» Делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним. Это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами. Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Действия администрации фиксируются в документах. Документы являются средством осуществления распорядительных действий руководящих органов и отдельных должностных лиц, т.е. административной деятельности, ее документирование во многих случаях предписывается законом и является обязательным. Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Зако-ном РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, финансовой, хозяйственной и иной деятельности в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении. Принятые руководителем решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Результаты работы зафиксированной в определенном порядке, отражают действительное состояние дел в дошкольном учреждении. Вся накапливаемая в ДОУ информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация включает директивные и нормативные документы, которые поступают в ДОУ извне. Внутренняя информация включает организационно-распоряди-тельные, а также кадровые документы, которые ДОУ, во главе с его руководителем, разрабатывает, издает и ведет самостоятельно. Можно с достаточной уверенностью отметить, что от того, как поставлено в учреждении делопроизводство, в значительной степени зависят темп работы и культура управленческой деятельности. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В ДОУ На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело. Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными норматива-ми, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы формирования и ведения дел. Порядок расположения документов при заведении личного дела:
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, датах их соз-дания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятель-ности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» — в зависи-мости от того, какой документ об образовании имеется у работника. В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них. Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кад-ров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами. Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступаю-щий на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника. Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим ДОУ. На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Аттестационный лист (копия) должен храниться в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. Аттестация педагогических кадров производится на основании Поло-жения о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений (далее — Положение), утвержденного приказом Минобразования РФ от 26.06.2000г. № 1908. Согласно Положению (п. 3.1), образовательное учреждение имеет пра-во проводить аттестацию работников только на вторую квалификацион-ную категорию. Для этого создается аттестационная комиссия, как прави-ло, из числа наиболее авторитетных работников ДОУ. Председателем ко-миссии является заведующий ДОУ. Обязательными документами для аттестации работников являются: приказ по ДОУ о проведении аттестации и назначении аттестационной комиссии; протоколы заседания аттестационной комиссии; аттестационный лист установленного образца. После успешного прохождения аттестации заведующий ДОУ обязан издать приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории — даты принятия решения аттестационной комиссией. Аттестация педагогических кадров проводится по их личному заявле-нию и в сроки, установленные Положением. Заведующий ДОУ несет ответственность перед учредителем и финан-совыми органами за правильность документирования аттестации и свое-временное оформление соответствующих документов. Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики. Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются пол-ностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, тру-довая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся от-дельно от личных дел. Трудовая книжка, согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с тру-довыми книжками заведующий ДОУ должен руководствоваться Прави-лами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудо-вой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Поста-новлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69). В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на ра-боту с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения тру-довых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И СПЕЦИФИКА ЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ДОУ Общие требования к текстам служебных документов:
Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов — точное изложение его сути — в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нор-мы русского языка. Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Документы организационно-распорядительного характера составля-ют значительную часть всей документации, с которой заведующему ДОУ приходится постоянно работать. Важнейшие понятия различной документации: Информационно-справочная документация содержит информа-цию о фактическом положении дел в учреждениях и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справоч-ным документам относятся: справки, докладные и объяснительные запис-ки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержа-щаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению. Организационная документация — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников. Распорядительная документация — документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению. Организационно-распорядительная документация применяется при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности учреждения. Организационно-правовое обеспечение деятельности ДОУ включает комплекс взаимосвязанных документов. В состав организационных документов общеобразовательного уч-реждения входят:
Рассмотрим виды документов и часто встречающиеся проблемы, связанные с ними. Устав дошкольного образовательного учреждения Устав является основным организационным документом ДОУ. Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учрежде-ний, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их пра-ва и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закрепляются структура, функции, права и обязан-ности ДОУ, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные ДОУ учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необхо-димые для осуществления деятельности ДОУ. Устав разрабатывается ДОУ самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 Закона РФ «Об образовании»). Для каждого ДОУ Устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени. К написанию Устава предъявляются осо-бые требования, изложенные в статье 13 Закона РФ «Об образовании». Подготовка Устава — очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. важ-но сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДОУ, права и обязанности участников образовательного процесса. Поэто-му составление Устава рекомендуется проводить с участием юриста. Содержательная часть Устава заключает в себе следующие основные разделы:
Завершающим этапом в работе над Уставом является его регистрация. После регистрации Устава образовательного учреждения в межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы выдается свидетельство о государственной регистрации общеобразовательного учреждения. Таким образом, уставы всех ДОУ должны быть внесены в Единый реестр юридических лиц. Все дальнейшие изменения, касающиеся жизнедеятельности ДОУ, должны быть отражены в Уставе в виде внесения поправок и дополнений и зарегистрированы в территориальных налоговых органах. У ДОУ должно быть свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции. Также следует особенно тщательно проверить, насколько Устав образовательного учреждения соответствует Письму Минобразования РФ от 17.02.97 № 150/14-12 «О наименованиях государственных и муниципальных образо-вательных учреждений». Наличие свидетельства о регистрации позволяет образовательному учреждению открывать счета в банковских учреждениях, в том числе и валютные, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица (ст. 12 Закона РФ «Об Образовании»). Договор с учредителем Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образо-вании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации». Договор между ДОУ и родителями ребенка (лицами, их заменяющими) Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008г. № 666 утверждено Типовое положение о дошкольном обра-зовательном учреждении. В статье 39 данного положения указывается, что взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждени-ем и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительс-ким договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними. Структура и штатная численность В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его струк-тура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подраз-деления предприятия, вводимые на предприятии должности и коли-чество штатных единиц по каждой из должностей. Документ состав-ляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководи-теля предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утвержда-ется заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения.В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 21.04.1993 №88, нормативы численности установлены для определения и обоснования необходимой списочной численности работников дошкольных учреждений, рациональной организации их тру-да. Нормативы численности работников, занятых в ДОУ, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей. Штатное расписание Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующей учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и ут-верждается руководителем управления образования, при этом в грифе ут-верждения указываются общая штатная численность учреждения и ме-сячный фонд заработной платы. В соответствии с пунктом 46 Типового положения о дошкольном образовательном учреждении определено, что в каждом ДОУ устанавливаются штатное расписание и должностные обязан-ности. Руководитель ДОУ самостоятелен в подборе и расстановке кадров (ст. 32 Закона РФ «Об образовании»). Штатное расписание составляется плановым отделом централизованной бухгалтерии, согласовывается с заведующим детским садом и утвержда-ется начальником районного управления образованием. Штатное расписа-ние утверждается также заведующим детским садом, заверяется печатью и согласовывается с учредителем. Правила внутреннего трудового распорядка Правила внутреннего трудового распорядка — нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил. Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который должен сочетаться с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и ад-министрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Структура этого документа следующая:
Статья 189 Трудового кодекса РФ, принятого в 2002 г., говорит, что «правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудо-вого договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации». Согласно Уставу дошкольного образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте. Инструкции Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-техничес-кие, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятель-ности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкция самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается руководителем организации. Утверждение оформля-ется в форме грифа или путем издания распорядительного документа. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо дея-тельности или применения положений законодательных и нормативных актов. Текст излагается от третьего лица единственного или множественно-го числа. В тексте используются слова «должен», « следует », « необходи-мо », «запрещается», «не допускается». Заголовок к инструкции, содержа-щей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос: «Кому?» Например: «Должностная инструкция главному специалисту». Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция начинается, как правило, с раз-дела «Общие положения», в котором указываются цель ее издания, область распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Она является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией). Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой — у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива. Текст инструкций должен соответствовать предъявляемым требо-ваниям. Работодатель обязан обеспечить каждого работника инструкций по охране труда (ст. 212). Особенно это касается оформления инструк-тажа «неэлектрического» персонала. В связи с этим одной из первооче-редных задач для заведующего после вступления в должность является подготовка указанных инструкций. Их разрабатывают для каждого сотруд-ника в соответствии с требованиями изложенными по охране труда Должностная инструкция Правовое положение педагогического, административного и обслужи-вающего персонала ДОУ регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. При приеме работника заведующий ДОУ должен познакомить его с должностной инструкцией, ответить на возникшие вопросы. Каждая инст-рукция должна быть заверена подписью руководителя и подписью сотруд-ника. Должностная инструкция составляется на основе нормативных доку-ментов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характерис-тики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:
В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности данного работника, порядок его назначения и увольнения, замещение по должности. Здесь также перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться в своей деятельности специалист. В разделе «Функции» определяются направления деятельности ра-ботника. В разделе «Должностные обязанности» указывается форма его участия в деятельности ДОУ. В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику ДОУ для выполнения возложенных на него обязанностей. В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за неисполнение работником должностных обязанностей и неисполь-зование предоставленных ему прав. В разделе «Взаимоотношения, связи по должности» устанавливается круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные вза-имоотношения. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом по ДОУ. Организация деятельности ДОУ в обязательном порядке предус-матривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их раз-работку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего ДОУ в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов. |